Datenschutzerklärung

Interne Evaluation der Frühfortbildung

Diese Hinweise beschreiben den technischen Betrieb der Feedback-Anwendung und den vorgesehenen Ablauf mit Google Apps Script, Google Drive und E-Mail. Ergänzende Informationen zur Evaluation und zur Teilnahme stehen in der jeweils ausgegebenen Teilnehmerinformation. Die derzeitige Fassung begleitet den Testbetrieb.

1. Ansprechpartner und Verantwortlichkeit

Anbieter und Ansprechpartner für den Betrieb dieser Website ist Dr. med. Bent Estler, Im Neuenheimer Feld 410, 69120 Heidelberg. Datenschutzanfragen können an bent.estler@med.uni-heidelberg.de gerichtet werden.

Für den Betrieb in eigener Verantwortung ist Dr. med. Bent Estler Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wird die Evaluation unter der Verantwortung des Universitätsklinikums Heidelberg durchgeführt, müssen dessen Verantwortlichkeit, Datenschutzkontakt und freigegebene Verarbeitung vor Erhebungsbeginn in diesen Hinweisen und der Teilnehmerinformation übereinstimmend ausgewiesen werden. Die technische Testversion legt die institutionelle Verantwortlichkeit nicht fest.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Feedbackgebende: Erfasst werden die freiwilligen Bewertungen, Freitexte und die gewählte Verbesserungspriorität. Jede Antwort erhält eine zufällige Bogen-ID und wird einem Vortrag zugeordnet. Die Anwendung fragt weder Namen noch E-Mail-Adressen der Feedbackgebenden ab. Sie übernimmt keine IP-Adresse, Gerätekennung oder genaue Abgabezeit in die Antwortdatensätze.

Vortragende: Zur Organisation werden Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Vortragstitel, Termin, Vortragscode sowie Versand- und Bearbeitungsstatus gespeichert. Die Kontakte stehen in einer gesonderten Verwaltungstabelle. Die Ergebnisse bleiben über den Vortrag für die Projektleitung zuordenbar; für Vortragende sind sie daher nicht anonym.

Die Selbsteinschätzung und spätere Nachbefragung der Vortragenden erfassen deren eigene Bewertungen, Freitexte, Angaben zur Nutzung und Umsetzung des Feedbacks sowie rückblickende Einschätzungen ihrer Vortragssicherheit. Diese Angaben, Versand- und Antwortzeitpunkte werden dem jeweiligen Vortrag zugeordnet. Die persönlichen Links enthalten zufällige Zugangsschlüssel und dürfen nicht weitergegeben werden. Die Selbsteinschätzung wird nach der ersten Zuschauerantwort automatisch versendet; die spätere Nachbefragung wird durch Bent Estler manuell ausgelöst. Beide Links berechtigen nur zur Abgabe eines Bogens, nicht zur Einsicht in Ergebnisse.

Technische Daten: Beim Aufruf einer Seite verarbeiten die beteiligten Hosting- und Google-Dienste insbesondere Verbindungsdaten wie IP-Adresse, angeforderte Adresse, Browserinformationen und Zugriffszeit. Auch Dateierstellung und Änderungen in Drive können Zeitangaben erzeugen. Der Verzicht auf Namen im Bogen bedeutet deshalb keine zugesicherte vollständige technische Anonymität.

Bitte keine Patientendaten, Namen anderer Personen oder sonstigen identifizierenden oder gesundheitsbezogenen Angaben in Freitexte schreiben. Auch Formulierungen oder geschilderte Situationen können Rückschlüsse auf Personen erlauben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Angaben dienen der internen Rückmeldung zur Frühfortbildung, ihrer deskriptiven Auswertung und der Organisation des Projekts. Eine Nutzung zur individuellen dienstlichen Leistungsbeurteilung oder zur Erstellung öffentlicher Ranglisten ist nicht vorgesehen.

Soweit personenbezogene Angaben im Rahmen der freiwilligen Evaluation verarbeitet werden, ist die hierfür erteilte Einwilligung maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Teilnahme und einzelne Antworten sind freiwillig. Es entstehen aus der Nichtteilnahme keine Nachteile. Eine mögliche wissenschaftliche Verwendung muss von der gültigen Teilnehmerinformation und einer hierfür gegebenenfalls erforderlichen Einwilligung erfasst sein; diese Website erweitert den Verwendungszweck nicht.

Die technische Bereitstellung, der Schutz vor Missbrauch und die Zugriffssicherung dienen einem sicheren und funktionsfähigen Angebot. Bei einem Betrieb durch den privaten Anbieter beruht die hierfür erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Für eine institutionelle Durchführung ist die dafür einschlägige Grundlage vor Erhebungsbeginn abzugleichen.

4. Hosting, Google und E-Mail

Für den Betrieb unter der eigenen Domain ist Hosting bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich vorgesehen. Die öffentliche Projektstartseite lädt keine Google-Anwendung. Erst beim Öffnen eines Fragebogens wird Google Apps Script eingebunden; der Verwaltungslogin wird direkt bei Google Apps Script geöffnet. Beim Laden des Bogens stellt der Browser eine Verbindung zu Google her. Die Antworten werden im Google-Konto der Projektleitung in nicht öffentlich freigegebenen Drive-Ordnern und Google Sheets gespeichert. E-Mails werden über den Google-Dienst MailApp versendet.

Google nennt für viele Dienste gegenüber Nutzern im Europäischen Wirtschaftsraum Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als zuständige Gesellschaft. Eine Verarbeitung durch weitere Google-Gesellschaften oder Dienstleister, auch außerhalb der EU/des EWR, ist möglich. Informationen dazu: Google-Datenschutzerklärung und Googles Informationen zu internationalen Übermittlungen.

Welche Rollen, Vereinbarungen und Übermittlungsgrundlagen für das konkret eingesetzte Google-Konto gelten, muss vor der Nutzung mit echten Evaluationsdaten geklärt werden. Mit dieser technischen Testfassung wird weder eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung noch eine bestimmte Drittlandgarantie als bereits abgeschlossen behauptet.

Die QR-Mail enthält den Zugang zum Feedbackbogen. Ergebnisbenachrichtigungen enthalten ausschließlich eine Mitteilung und einen Link zur passwortgeschützten Verwaltung, keine Bewertungen, Freitexte oder Berichtsanhänge. In der App werden keine Antworten an externe KI-Dienste übermittelt.

5. Zugriff auf Ergebnisse

Verwaltung, Einzelantworten, Auswertung und Exporte sind nur nach erfolgreicher Passwortanmeldung zugänglich. Die Berechtigung wird auf dem Server geprüft. Ein öffentlicher QR-Link berechtigt nur zum Laden und Ausfüllen des zugehörigen Bogens und gibt keinen Zugriff auf Ergebnisse. Die Sitzung wird nach 15 Minuten ohne Aktivität im geöffneten Verwaltungsfenster beendet; die serverseitige Höchstlaufzeit beträgt zwei Stunden.

Die Projektleitung hat Zugriff auf die Rohdaten. Berichte werden vor einer Weitergabe auf identifizierende Inhalte geprüft. Ein heruntergeladener Bericht liegt anschließend als lokale Datei vor und muss auf dem eigenen Gerät entsprechend geschützt werden. Zugriff auf Dateien in Drive richtet sich zusätzlich nach den Berechtigungen des Google-Kontos.

6. Lokale Speicherung und Cookies

Die Anwendung bindet keine Werbetracker, Analysedienste oder externen Schriftarten ein. Sie legt keine eigenen Tracking-Cookies an. Zur Vermeidung doppelter Übertragungen erhält ein Bogen eine zufällige ID im Sitzungsspeicher des Browsers. Nach erfolgreicher Abgabe wird eine Abgabemarkierung ebenfalls nur im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs gespeichert. Die Einträge enden mit dieser Browsersitzung; Browserfunktionen zur Sitzungswiederherstellung können sie länger erhalten. Diese Einträge enthalten keine Antworten und werden nicht zur Wiedererkennung über verschiedene Vorträge verwendet. Sie können über die Browserfunktionen gelöscht werden.

Die aktive Verwaltungssitzung wird nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite gehalten. Für technisch erforderliche Speicherzugriffe ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG maßgeblich. Die eingesetzten Google-Dienste können eigene technisch erforderliche Speichermechanismen verwenden; hierzu gelten ergänzend die Informationen von Google.

In der ausdrücklich gekennzeichneten Funktionsvorschau werden Beispieldaten und dort eingegebene Testantworten lokal im Browser gespeichert. Diese Vorschau darf nicht für echte Evaluationsdaten verwendet werden. Sie ersetzt die passwortgeschützte Google-Anwendung nicht.

7. Speicherdauer

Evaluationsunterlagen, Kontaktzuordnung und Berichte werden nur so lange vorgehalten, wie dies für Durchführung, Rückmeldung und den dokumentierten Nachweis des Projekts erforderlich ist. Die bisherige Projektplanung sieht für Forschungsunterlagen bis zu zehn Jahre nach Projektabschluss vor. Ob diese Frist für die digitale interne Evaluation gilt, ist vor dem Echtbetrieb in der Teilnehmerinformation verbindlich festzulegen. Personenbezüge sind früher zu entfernen, sobald sie für den dokumentierten Zweck nicht mehr benötigt werden. Die Anwendung führt keine automatische Löschung der Drive-Daten aus.

Technische Betriebs- und Sicherheitsprotokolle werden nach den Einstellungen und Fristen der tatsächlich eingesetzten Anbieter aufbewahrt. Eine konkrete Logfrist des Hostingkontos ist in der Testfassung noch nicht nachgewiesen. Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, soweit keine erforderliche weitere Dokumentation oder Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

8. Rechte, Widerruf und Beschwerde

Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, bestehen nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung kann aus Gründen der besonderen Situation Widerspruch eingelegt werden. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ein ohne persönliche Kennung abgegebener Bogen kann einer Person nicht zuverlässig zugeordnet und daher nicht gezielt auf deren Wunsch entfernt werden. Für sicher anonymisierte Daten besteht diese Zuordnungsmöglichkeit ebenfalls nicht. Es werden keine zusätzlichen Identifikationsdaten erhoben, nur um eine solche Zuordnung herzustellen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. In Baden-Württemberg: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart; E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de. Aktuelle Kontaktmöglichkeiten: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

9. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Die Software berechnet beschreibende Kennzahlen und stellt Freitexte zusammen. Sie trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbarer Wirkung und erstellt keine Persönlichkeitsprofile.

Stand: 2. November 2026 · Technische Testfassung. Verantwortlichkeit, konkrete Anbietervereinbarungen und Speicherfristen sind vor dem Echtbetrieb verbindlich abzugleichen.